BegrippenSoort begrip: VakbegripExport
Wat is een export van gegevens?
Export is het wegschrijven van gegevens uit een systeem naar een bestand, zoals PDF, CSV of JSON, dat een ander systeem of een persoon kan openen.
Het formaat hangt af van wie of wat het bestand opent. Gangbare formaten zijn PDF voor een document dat je leest of verstuurt, CSV voor tabellen die je in een spreadsheet of ERP inleest, en JSON voor gestructureerde gegevens die software verwerkt. Een export is een momentopname: wijzigt de bron daarna, dan verandert het bestand niet mee.
Hoe werkt export in de praktijk?
Zonder export wordt een offerte vaak twee keer gemaakt: in het calculatiepakket en nog eens overgetypt in het ERP of de offertebrief. Overtypen kost tijd en is een bron van fouten, zoals een staffelprijs in de verkeerde kolom. Een export helpt alleen als het ontvangende systeem de structuur kan inlezen: kolomnamen, scheidingsteken, decimaalteken en tekenset moeten aansluiten. Een spreadsheet met Nederlandse instellingen verwacht meestal een puntkomma als scheidingsteken en een komma als decimaalteken; een CSV met komma's en decimale punten kan dan in één kolom terechtkomen of getallen als tekst of datum tonen. Met de verkeerde tekenset worden tekens als ⌀ en µ onleesbaar.
Waarmee wordt export vaak verward?
Export is geen koppeling: een koppeling wisselt gegevens automatisch uit tussen systemen, op vaste momenten of bij een gebeurtenis, een export is een bestand dat iemand meeneemt en inleest. Daarnaast betekent export in de maakindustrie het leveren van goederen buiten de EU, met douane en soms exportcontrole op goederen voor tweeërlei gebruik. Daaronder kan ook het elektronisch versturen van technische gegevens vallen, zoals tekeningen. Dat is een ander onderwerp.
Hoe zie je export in Blake?
Een offerteversie gaat in Blake als PDF naar buiten, en dezelfde versie kun je ook als CSV en JSON exporteren. Een nieuwe versie levert dus ook nieuwe bestanden op.
Veelgestelde vragen
Welk bestand stuur ik de klant als offerte?
Meestal de PDF: die is bedoeld om te lezen en te bewaren, en de opmaak blijft op elk apparaat gelijk. CSV en JSON zijn bedoeld om in je eigen systemen in te lezen, zoals een ERP of een spreadsheet.
Waarom komt mijn CSV verkeerd in de spreadsheet?
Meestal door het scheidingsteken of het decimaalteken. Een spreadsheet met Nederlandse instellingen verwacht een puntkomma en een decimale komma. Open het bestand niet direct, maar importeer het en kies daarbij scheidingsteken, decimaalteken en tekenset.
Wat gebeurt er met de export als ik de offerte aanpas?
Het eerder gemaakte bestand verandert niet mee. Pas je een verstuurde offerte aan, maak dan een nieuwe offerteversie met een eigen export, zodat elk bestand bij één stand van de offerte hoort.