Calculeren in Excel: waar het werkt, waar het knelt

Excel of calculatiesoftware: waar zit het verschil?

Eén calculator en een spreadsheet die hij in de loop der jaren zelf heeft opgebouwd: een tabblad per klant, kolommen voor materiaal, uren en tarief, een cel met de opslag. Zo gaat calculeren bij veel verspaners, en zolang die ene calculator er is, gaat dat goed.

Dit stuk komt van Subduxion, de maker van Blake. De tabel zet een spreadsheet naast Blake en heeft daarom ook een kolom voor het werk waarvoor Excel de betere keuze blijft. De rijen zijn zes vragen die bij elke calculatie terugkomen.

Welke formule gebruik je voor een kostprijs in Excel?

Een kostprijs per stuk telt vijf posten op: materiaal, nabehandeling, instellen, programmeren en verspanen. Instellen en programmeren gebeuren één keer per serie, dus die deel je door het aantal. De cyclustijd telt per stuk. In een volledige calculatie komen gereedschap en een risico-opslag er nog bij.

Met benoemde cellen staat de formule zo in het blad: =Materiaal+Nabehandeling+(Instellen+Programmeren)/60*Uurtarief/Aantal+Cyclustijd/60*Uurtarief. Tijden staan in minuten, het tarief per uur. Hoe je dat tarief opbouwt, lees je in hoe je een machine-uurtarief berekent.

De uitkomst is een kostprijs, geen verkoopprijs. Marge zet je er apart bovenop, als keuze per klant of per order. Houd beide getallen in de kostenopbouw uit elkaar, anders kan later niemand meer zeggen wat het maken kostte en wat de prijsafspraak was.

Hoe komen twee calculators op twee prijzen?

Elke calculator houdt zijn eigen kopie bij. De een rekent instellen per opspanning, de ander als vast blok per order. De een zet de nabehandeling met opslag in de materiaalkolom, de ander als losse post. Beide bladen kloppen voor wie ze maakte, en voor dezelfde tekening komen er twee prijzen uit.

Het blad toont de uitkomst van die keuzes, niet de keuzes zelf. Waarom een cyclustijd zo hoog staat of waarom er een opslag op het materiaal zit, staat in het hoofd van de maker. Voor ons is dat de kern, ook buiten Excel: CAD, CAM en ERP kunnen gegevens delen zonder dat ergens staat waarom een ervaren werkvoorbereider voor een route koos.

Hoe betrouwbaar is een groot rekenblad?

Onderzoek naar spreadsheetfouten komt steeds op hetzelfde uit. Een losse cel is zelden fout, maar in een groot rekenblad is de kans groot dat ergens een einduitkomst niet klopt. Zulke fouten vind je moeilijk terug, en wie het blad bouwde, vertrouwt het meer dan terecht is (Panko, 2016).

In 2008 had maar één aanpak bewezen dat hij werkt: het blad cel voor cel controleren (Panko, 2008). Voor een calculatie volgt daaruit: een prijs is te verdedigen als een ander elke calculatieregel los kan controleren. Dat kan alleen met de invoer van een regel ernaast: de tijd, het tarief en het aantal waarmee hij rekent.

In een gids voor auditcommissies bij de Britse overheid noemt de National Audit Office (NAO) wat elk rekenmodel minimaal vastlegt, ook een eenvoudig rekenblad: een versielog, een overzicht van gegevens en aannames, een handleiding voor wie ermee werkt en een plan voor opvolging. Een model dat niemand anders heeft gecontroleerd, bevat eerder fouten (NAO, 2023).

Wat gebeurt er bij een nieuwe tekeningrevisie?

Een klant stuurt revisie C van een tekening, met één aangescherpte tolerantie. In een spreadsheet kopieer je het blad, pas je de regel voor het frezen aan en sla je het op met een nieuwe naam. Welke offerte bij welke revisie hoorde, staat vanaf dan alleen in een bestandsnaam. Daarna moet dezelfde wijziging nog met de hand door alles wat op dat blad voortbouwt: de offerte, de materiaalbestelling, de werkvoorbereiding. Elke stap is een kans dat er één achterblijft.

Een offerte verwijst naar de exacte tekeningrevisie waarop ze is gebaseerd. Dat vraagt dat een calculatie bij één revisie hoort en dat een herziene offerte een eigen offerteversie wordt, met de calculatie van dat moment erachter. Een kopie van een blad doet dat zolang iedereen dezelfde naamgeving volgt, en niet langer.

Wat kostte dit herhaalonderdeel vorige keer?

Een herhaalorder komt binnen na anderhalf jaar. Het oude blad staat ergens in een map, met de materiaalprijs en het uurtarief van toen. Wie het terugvindt, moet nog raden wat er sindsdien veranderde: het materiaal, de route, de tarieven of alleen het aantal.

Het ERP lost dat niet op. Het bewaart wat er gefactureerd is, niet waarom de prijs zo stond: welke route, welke cyclustijd, welke opslag. Wie de oude prijs overneemt, geeft de materiaalprijs en het uurtarief van toen opnieuw af, en elke stijging sinds toen gaat van de marge af. Wie hem op gevoel ophoogt, kan de klant niet uitleggen waarom.

Wat helpt, is een vergelijking met de vorige calculatie: de nieuwe regels naast de laatst geprijsde, zodat je per regel leest wat verschoof voordat je de prijs opnieuw afgeeft. In Excel bouw je dat met een tweede tabblad en discipline. Het werkt tot het oude bestand niet meer te vinden is.

Hoe neemt een nieuwe collega een rekenblad over?

Een calculatieblad is software die één persoon schreef, zonder handleiding. Een nieuwe collega zit weken naast de maker tot hij de verborgen kolommen en de vaste opslagen kent. Vertrekt de maker, dan gaat de methode met hem mee.

Overdraagbaar is een calculatie waarin elke regel zijn invoer toont en elke correctie haar reden. De correctiehistorie wordt dan het inwerkdocument: wie wat aanpaste, wanneer en waarom. Een nieuwe collega leest de redenering terug in plaats van haar te moeten raden. Hoe je die kennis verder vastlegt, staat in kennis van de calculator vastleggen.

Wanneer volstaat Excel?

Excel volstaat als één persoon calculeert, het werk weinig varieert en de methode vastligt. Een werkplaats met een vaste klant, een handvol herhaalonderdelen en dezelfde nabehandeling heeft weinig aan meer dan een goed bijgehouden blad.

Ook naast een calculatiepakket blijft Excel nuttig: voor een eerste verkenning, voor een draaitabel over een jaar orders en voor verder rekenen op een export van de offerte. Welke vragen je stelt voordat je overstapt, staat in waar je op let bij calculatiesoftware.