Should-cost en je werkelijke kostprijs

Wat is een should-cost-model?

Een should-cost-model is een berekening van wat een onderdeel zou moeten kosten, gemaakt door de inkoop- of engineeringafdeling van je klant. Het telt materiaal, bewerkingstijd, instellen, gereedschap, indirecte kosten en een winstopslag bij elkaar. Bij sommige opdrachtgevers zit er een eigen kostenafdeling achter, met software die van een 3D-model en een tekening een prijs maakt.

De Britse overheid beschrijft het in haar richtlijn als een voorspelling van wat iets hoort te kosten, met marktfactoren als risico en winst erin. De richtlijn onderscheidt top-down, uit vergelijkbare projecten of een parametrisch model, en bottom-up, door de kosten op het laagste niveau op te tellen.

In een masterscriptie aan de Universiteit Twente uit 2024 beschrijft een geïnterviewde van een organisatie met een eigen kostenafdeling hetzelfde onderscheid: een grove, parametrische should-cost op basis van een paar kenmerken van het onderdeel, en een gedetailleerde, analytische should-cost per onderdeel of subassemblage. Organisaties in die studie gebruiken should-cost om de prijs van een leverancier te toetsen en erover te onderhandelen.

Een should-cost is iets anders dan een doelprijs. Een doelprijs is een getal; een should-cost-model is een opbouw die je kunt openleggen en weerleggen.

Waar komen de getallen van de inkoper vandaan?

Een should-cost-model is gebouwd zonder jouw werkplaats. Meestal leidt het een route af uit de geometrie, kiest het een standaardmachine, schat het de cyclustijd uit het volume dat eraf moet en vermenigvuldigt het die met een tarief uit een database. Daarbovenop komen een aangenomen seriegrootte, een percentage voor indirecte kosten en een winstopslag.

Het tarief verschilt al per land. Volgens Eurostat lagen de gemiddelde arbeidskosten per uur in de hele economie in 2025 tussen € 12,0 in Bulgarije en € 56,8 in Luxemburg, met € 47,9 in Nederland en € 34,9 als EU-gemiddelde. Een machine-uurtarief is meer dan loon, maar wie met een Europees gemiddelde of het tarief van een ander land rekent, prijst hetzelfde uur anders dan jouw boekhouding.

Vraag daarom eerst naar de aannames. De Britse richtlijn heeft er een sjabloon voor, het ‘book of assumptions’: een logboek van elke aanname en elk gegeven in het model. Een inkoper die met een model werkt, kan je vertellen met welke machine, cyclustijd, aantal en tarief er is gerekend.

Waar wijkt het model af van je werkplaats?

Het verschil zit zelden in één groot getal. Het zit in een handvol regels waar het model een gemiddelde aanneemt en jij een feit hebt. Dit zijn de regels om eerst naast elkaar te leggen.

• Materiaal: het model rekent vaak met het netto volume of een krappe toeslag. Jij koopt uitgangsmateriaal in een handelsmaat. Daaruit zaag je een ruwdeel met ruimte om op te spannen.
• Opspanningen: het model gaat vaak uit van een machine die het onderdeel in één opspanning maakt. Op jouw machines kunnen het er twee zijn, elk met een eigen insteltijd.
• Cyclustijd: een andere machine, een ander gereedschap of een dunne wand waar je langzamer moet, verandert de tijd per stuk.
• Tarief: het model rekent met een tarief uit een database, jij met het uurtarief van de machine die het werk echt doet.
• Seriegrootte: insteltijd en programmeertijd delen zich over het aantal. Rekent het model met een groter aantal dan er besteld wordt, dan valt dat eenmalige deel per stuk te laag uit, zoals een kleine serie per stuk laat zien.
• Nabehandeling: een anodiseerder rekent vaak een minimum per partij. In het model staat dan alleen een prijs per stuk, zonder uitbestede regel met dat minimum.
• Meten: vraagt de tekening om een eerste-stukcontrole of een meetrapport, controleer dan of het model die meetijd meeneemt.

Rekenvoorbeeld: één behuizing, twee kostprijzen

Een voorbeeld met ronde getallen: een gefreesde behuizing van EN AW-6082, 50 stuks, zwart geanodiseerd. Het should-cost-model rekent met één opspanning op een 5-assige machine en € 80 per uur. De werkplaats maakt het onderdeel op een 3-assige machine in twee opspanningen, tegen € 90 per uur. Beide kolommen tonen de kostprijs, zonder winstopslag.

Het verschil van € 13,50 per stuk zit niet in één regel. Bij materiaal, instellen, programmeren en anodiseren is het samen € 8,50, meer dan de € 5 bij verspanen. Bij 200 stuks zakt het verschil naar ongeveer € 9: instellen en programmeren delen zich over meer stuks, en het minimum van de anodiseerder telt niet meer.

Wat overblijft, is het echte gesprek: € 3 materiaal uit een handelsmaat en € 5 verspanen, twee minuten langer op een machine met een hoger tarief. Dat zijn feiten van je werkplaats, geen marge.

Hoe beantwoord je een should-cost regel voor regel?

Een totaal tegenover een totaal eindigt in een discussie over procenten. Een calculatieregel tegenover een calculatieregel eindigt in een gesprek over feiten. Zo pak je het aan.

1. Vraag het model op met de aannames: route, machine, cyclustijd, aantal, tarief en de opslag voor indirecte kosten en winst.
2. Leg de regels van het model naast je eigen regels, in dezelfde volgorde: materiaal, verspanen, instellen, programmeren, nabehandeling.
3. Markeer per regel of het verschil zit in tijd, tarief, aantal of de prijs van een leverancier.
4. Toon bij elke eigen regel de invoer: tijd, tarief en aantal, en de bron van elke inkoop- of uitbestedingsprijs.
5. Bied wat het verschil echt kleiner maakt: een staffel met een groter aantal, een andere opspanning of een gecombineerde partij voor de nabehandeling.
6. Houd kostprijs en marge uit elkaar. Wat je daarna nog van de prijs afhaalt, is een prijsbesluit, geen lagere kostprijs.

Welke regels geef je toe en welke verdedig je?

Soms heeft het model gelijk. Laat het een route in één opspanning zien waar jij er twee nodig hebt, dan is dat informatie over je eigen werk: misschien hoort het onderdeel op een andere machine, of verdient een vaste opspanning zich terug bij herhaalwerk. Een calculator die dat toegeeft, wint geloofwaardigheid voor de regels die blijven staan.

Verdedig de regels die uit je eigen werkplaats komen: het uurtarief per machine, het materiaal dat je echt inkoopt en het minimum van je anodiseerder. Ga niet onder je kostprijs zitten om bij het model uit te komen. Ook een koper met een model wantrouwt een te lage prijs: volgens de Britse richtlijn moet een ministerie bij een complex project een bod dat meer dan 10 procent onder de should-cost of onder het gemiddelde van de andere biedingen ligt, eerst voorleggen aan een centraal team, voordat het bod wordt aanvaard.

Een risico-opslag hoort ook op tafel, als eigen regel en niet verstopt in het tarief, met de reden erbij: een krappe tolerantie, een dunne wand, een eerste serie. Een risico-opslag zonder reden is het eerste wat een inkoper schrapt.

Wie heeft het beste model van jouw werkplaats?

Should-cost-software is gebouwd voor de engineering- en inkoopafdelingen van opdrachtgevers. Offerteplatforms tonen een prijs direct na een upload en zoeken daarna een werkplaats die het voor die prijs maakt. Beide rekenen met een gemiddelde verspaner, en een gemiddelde verspaner bestaat niet.

De toeleverancier heeft wat geen van beide heeft: de machines die er echt staan, de tarieven uit de eigen administratie, de opspanningen die de werkvoorbereider kiest en de redenen achter elke keuze. Wie die kennis vastlegt in één model van de werkplaats, hoeft een should-cost niet te vrezen. Je zet er een calculatie tegenover die de inkoper kan controleren.

Daar bouwt Blake op voort. De volgende stap is kalibratie op werkelijke uren, zodat elke tijd in de calculatie aantoonbaar uit je eigen productie komt. De stap daarna brengt dezelfde regels naar de ontwerper, voordat de tekening vastligt. Dan praat je als toeleverancier mee over opspanningen en toleranties zolang die nog kunnen veranderen, in plaats van achteraf over procenten.