BegrippenSoort begrip: VakbegripAfwijkingsrapport (NCR)
Wat is een afwijkingsrapport?
Een afwijkingsrapport legt vast welk product niet aan de eisen voldoet, hoeveel stuks het raakt, wie wat besloot en wat er met de stukken gebeurt.
Een afwijkingsrapport, in veel bedrijven de NCR, is het document waarin een vastgestelde afwijking van tekening, order of specificatie wordt vastgelegd. Het noemt het onderdeel met revisie, het kenmerk, de eis en de gevonden waarde, het aantal betrokken stuks, waar de afwijking is gevonden en wie haar beoordeelde. Daarna volgt de beslissing over de stukken: afkeuren, herbewerken, repareren, terugsturen of met een concessie van de klant gebruiken. De afwijking kan een maat zijn, maar ook een verkeerd materiaal, een ontbrekend certificaat of schade.
Wat zegt de norm over een afwijkingsrapport?
In paragraaf 8.7, over de beheersing van afwijkende output, vraagt ISO 9001:2015 dat je zulke output herkent en beheerst, zodat die niet onbedoeld wordt gebruikt of geleverd, bijvoorbeeld door correctie, apart houden of terugsturen. Je legt vast wat de afwijking was, welke maatregel is genomen, welke concessies zijn verkregen en wie daarover besliste. In 2026 is een nieuwe editie van ISO 9001 verschenen, met een overgangstermijn voor certificaten; welke editie geldt, volgt uit je certificaat en de eisen van je klant. De vorm van het rapport schrijft de norm niet voor. De begrippen concessie en afwijkingsvergunning zijn gedefinieerd in ISO 9000. Klanten en sectornormen kunnen strengere eisen stellen, bijvoorbeeld aan wie een reparatie mag goedkeuren.
Hoe werkt een afwijkingsrapport in de praktijk?
Een afwijkingsrapport kost tijd waar geen calculatie op rekent: opnieuw meten, beoordelen, overleggen met de klant, herbewerken of opnieuw maken, en de administratie. Boek je die tijd op de order waar de afwijking ontstond, dan zie je in de nacalculatie welk onderdeel steeds meer kost dan voorzien; in de algemene kosten verdwijnt dat. Komen dezelfde kenmerken steeds terug, dan zit de oorzaak vaak in route, opspanning of meetmethode, en vraagt de klant soms een oorzaakanalyse zoals een 8D-rapport.
Waarmee wordt een afwijkingsrapport vaak verward?
Een afwijkingsrapport is geen concessie: het rapport legt de afwijking vast, de concessie is de toestemming van de klant om de stukken toch te gebruiken of te leveren. Een afwijkingsvergunning vraag je juist vooraf, voordat je maakt. En het 8D-rapport is een oorzaakanalyse die op een afwijking kan volgen, geen registratie van de afwijking zelf.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een concessie en een afwijkingsvergunning?
Een concessie vraag je achteraf: de stukken zijn gemaakt en wijken af, en de klant staat toe dat ze gebruikt worden. Een afwijkingsvergunning vraag je vooraf, voordat je maakt, om van een eis af te mogen wijken.
Waar boek ik de uren van een afwijkingsrapport?
Dat is een keuze in je administratie. Op de order waar de afwijking ontstond, blijven ze zichtbaar in de nacalculatie van dat onderdeel. Als algemene kosten zie je niet meer bij welk onderdeel ze horen.
Schrijft ISO 9001 een vast formulier voor?
Nee. De norm vraagt dat je afwijkende output beheerst en vastlegt wat de afwijking was, welke maatregel je nam, welke concessie er is en wie besliste. De vorm bepaal je zelf, tenzij je klant een eigen formulier voorschrijft.